お仕事で使っているパソコンのメールが突然表示されなくなり、送受信できなくなった･･･ということでお伺いしました。
まず、詳細をお聞きすると･･･パソコンのフォルダーやファイルの整理をしていて、いろいろ削除していたが、その後メールを使おうとしたらメールが表示されなくなったそうです。メールソフトをいろいろ触ったそうですが、ダメだったそうです。
メールソフトは、Outlook2013でした。Outlookを起動すると、まずデータフォルダーにアクセスするためのパスワード画面が表示されました。パスワードを設定してあるのかなと思い、お聞きすると･･･いろいろ触っていたらパスワード入力画面になったので、Windowsのログインパスワードを入れたら表示が消えるようになったそうです。確かにWindowsのログインパスワードを入力したら、Outlookの画面が表示されました。
メールアカウントが2つあったそうですが、1つのアカウントしか表示されておらず、メールは送受とも何も表示されていません。
まず気になったのは、ファルダーやファイルの整理をしたとのことでしたので、Outlookのデータファイルが保存されているドキュメントー「Outlookファイル」フォルダーの下を確認してみました。やはり何もファイルがありません。通常はこの場所にOutlookデータであるpstファイルがあるはずなのですが･･･
やはり、ファイル・フォルダーの整理の際に、「Outlookファイル」フォルダー内のpstファイルを削除してしまったようです。
削除しただけなら、ゴミ箱にまだあるはずと思い、確認してみると･･･空です。ファイル整理の時にゴミ箱も空にしたそうです。
ゴミ箱に残っていれば、ゴミ箱から「戻に戻す」操作を行えば、元の場所にファイルが戻るのですが･･･。
そうするとファイル復元ソフトを使用しないといけないかなと考えました。するとお客様の方から･･･もともと設定してあった2つのアカウントは、別のパソコンでも送受信できているので、過去のメールはなくてもいいので、メールを使えるようになればよいと、お話しがありました。
それであれば、気が少し楽になります。
Outlookのアカウント設定は２つとも残っていました。それぞれのアカウントのデータフォルダーが指定されていませんでした。
なので、通常のpstファイルが保存される、ドキュメントー「Outlookファイル」内にpstファイルを各アカウントごとに紐づけしました。
これで、Outlookを改めて起動してみると･･･メールが入ってきました。2週間メールデータをサーバーに保持する設定になっていたので、その間のメールが受信できました。送信も確認し問題ありませんでした。
他のメールソフトのデータは、隠しフォルダーに保存されていることが多く、通常のファイルやフォルダーの整理で誤って削除することは、まずないと思うのですが･･･なぜかOutlookのデータは。ドキュメントー「Outlookファイル」の下に保存されていて、通常のファイル操作で常時表示されています。「なんだろう？このファイル・フォルダー」と思い、「Outlookファイル」フォルダーやpstファイルを削除してしまうと、メールが表示されなくなってしまいます。
大事なメールデータが･･･簡単に削除できてしまいます。
さらにそれに気がついて、ゴミ箱から戻すことができればよいのですが･･･たいていは、ゴミ箱からも削除してしまっています。ゴミ箱から削除してしまった場合は、復元ソフトなどを使用する事になり、時間や費用がかかってしまう可能性があります。
慎重を期すのであれば･･･ファイルやフォルダーの整理で、多数削除したような場合は、ゴミ箱はすぐに空にしないで置いておいて、暫くの間パソコンを使用してみて、変な現象が起きなければ、ゴミ箱を空にするのが安心です。
昔のパソコンは、ディスクの容量が小さかったので、ゴミ箱に溜めておくとファイル空き容量を圧迫するので、すぐにゴミ箱は空にするように言われましたが･･･今のパソコンはディスクの容量が十分大きいので、暫くの間ゴミ箱へファイルを溜めておいても、大きな影響はないと思います。
ファイルやフォルダーの整理をするのは、よいことなのですが･･･それらを削除や移動する場合に、そのファイルやフォルダーが、どんな役目のものなのか、削除や移動しても問題ないのかを理解した上で実施しないと、変な現象が起きてしまうことがありますので、気をつけてください。
