知人から、メールが突然使えなくなったので調べて欲しいと連絡があり、パソコンを受け取りました。
Windows11のノートPCで、メールソフトはOutlook（Classic）でした。
とりあえずネットに接続してOutlookを起動してみると･･･Outlook自体は起動しているのですが、受信トレイや送信済みアイテムなど、全てのフォルダーが真っ白けで、何もメールが表示されていません。
Outlookの「ファイル」ー「アカウント設定」ー「アカウント設定」をクリックすると、使用しているメールアカウントが表示されました･･･が、メッセージなどの保存フォルダーが真っ白で表示されていませんでした。通常Outlookは、POP受信の場合はメールデータをpst形式のフォルダーで保存しています。ここが真っ白で表示されていないのはヘンです。
一般的にOutlookのpstデータは、ドキュメントの「Outlook ファイル」の下に保存されていることが多いです。その場所を確認してみると･･･pstファイルはありましたが、OneDriveの「同期中」のままの状態でした。pstファイルのサイズは、3.7GBありました。無料のOneDriveの利用容量は5GBまでなので、結構大きなサイズです。
念のためOneDriveの設定から確認してみると･･･他のファイルも含めて5GBいっぱいになっていました。OneDriveの空きが無くなってしまい、メールデータのpstファイルがずっと同期中のままで、おかしくなってしまったようです。
最近のWindowsは、マイクロソフトアカウントでの使用が前提になっており、OneDriveも初期で利用するようになっています。たいていは「デスクトップ」「ドキュメント」「ピクチャー」などが、OneDriveに同期（バックアップ）されています。このようなクラウト利用は、便利なこともあるのですがOneDriveは初期（無料）の保存可能な容量が5GBまでと小さいので、いろいろトラブルの原因となることがあります。
今回は、メールデータのpstファイルを更新（バックアップ）しようとした際に、保存空き容量がないために、同期中のままで宙ぶらりんになってしまい、Outlook側でpstファイルを認識できず読み込めなかったため、真っ白で何もメールが表示されない状態になったと思われます。
＜対処方法＞
メールのデータをクラウドに同期させるのは、あまりよい方法でなく、さらに他のファイルも含めて5GBまでという制限もよくありません。料金を払って無料(5GB)の制限をなくし、保存容量を大きくすることも一方法ですが、メールのためだけに追加料金を払うのも考えものです。OneDrive内のいらないデータを削除するというのも手ですが、いずれまた保存ファイルが増えていくと同現象になってしまいます。
今回は以下のような方法をとりました。
一旦OneDriveの同期を一時停止して、Onedrive-「ドキュメント」ー「Outlook ファイル」内のpstファイルを、OneDriveの同期対象とならないフォルダーにコピーします。
今回は、C:¥Outlookというフォルダーを作成し、そのフォルダー内にコピーしました。
Outlookを起動して、「ファイル」アカウント設定」ー「アカウント設定」の「データファイル」タブをクリックして「追加」で先ほどのコピーしたpstファイルを指定します。ついでに「既定に設定」しておきます。
「メール」タブに戻り、「フォルダーの変更」をクリックして追加された「フォルダーを選択」ー[+]をクリックして「受信トレイ」を選んで「OK」します。
これで表示されているpstファイルの場所が、コピーして追加した場所になっていればOKです。
あとは、「データファイル」のOneDriveを指定しているpstファイルがある場合は、「削除」しておきます。
作業前にpstファイルのバックアップをUSBメモリーなどに取っておくと安心です。
※Outlookのメールが表示されなくなるのには、他の原因の場合もありますので、本記事を参考にする場合は、自己責任でお願いします。
OneDriveは、Microsoftのクラウドサービスでクラウドの利用によるメリットもありますが、以下問題があると思います。
・Microsoftアカウントでのログインが初期設定になっているので、OneDriveを使用してることに気がつかないで使用しているユーザーが多い。
・5GB（無料）の保存容量では、初期の「デスクトップ」や「ドキュメント」「ピクチャ」などを同期する設定だと、暫くパソコンを使っていると、空き容量不足になってしまう。今回のOutlookのトラブルのように不具合が発生する可能性がある。容量を増やしたければ追加ストレージを単体購入するか、Microsoft 365 Personal / Familyなどのサブスクリプション契約の必要がある。
・OneDriveの使用をやめようと思い、設定から各フォルダーの「バックアップ（同期）」をオフにすると、元のローカルフォルダーにファイルなどが戻らない。そのため、「デスクトップ」などのファイルやアイコンが表示されない。これは、「OneDrive」フォルダー内のデータをローカルの「デスクトップ」フォルダーなどに手動でコピーしないと戻らない。
どらともは、このOneDriveの仕様は好きではないので、スタートアップ（自動起動）をオフにしています。
あとOutlookのデータファイルの保存先も疑問です。
デフォルトで、ドキュメントの「Outlook ファイル」の下に保存されるのも困ります。一つめは、「ドキュメント」がデフォルトでOneDriveの保存（同期）対象となっているので、Outlookデータも保存され、今回のように保存容量オーバーとなった際に、不具合が発生しやすいです。
さらに、この「ドキュメント」ー「Outlook ファイル」は、隠しフォルダーでないので、普通にエクスプローラーで表示されるので、ユーザーが簡単に削除することができてしまう。そのため、ユーザーが自分が作成した覚えがない「Outlook ファイル」をいらないファイル・フォルダーと勘違いして削除してしまい、Outlookが開かないというトラブルも時々発生します。他のメールソフトだと、データーフォルダーは隠しファイル（フォルダー）になっていることが多く、簡単に削除はできないようになっています。
メールソフトとしては、Outlookを使っているユーザーが多いのも事実です。このへんのトラブルの原因となりそうな点を改善してもらうと有難いです･･･Microsoftさん！
