時々お伺いしている会社様から･･･工場のメールが突然使えなくなってしまった。注文などをメールで受けているので、至急調べて欲しいとご依頼がありました。
しかし、その日は予定が詰まっていたので、翌日の朝一番で工場へお伺いしました。
現状確認
メールアプリを立ち上げると･･･パスワードを入力する画面が表示されて、送受ともエラーの状態です。念のためパソコンを再起動してみましたが状況は変わらず･･･。
このメールアドレスを使用しているのは、該当パソコンだけで、他のパソコンにはメールアカウントの設定はしておらず確認できない状況でした。メールのパスワードをメモした書類はあったのですが、再入力してもダメでした。ポートやセキュリティの設定も特に問題ありませんでした。
意外な原因
いろいろ調べても全く状況が変わらなかったので、契約しているプロバイダーへ連絡してみました。
すると･･･セキュリティの強化のため、脆弱なパスワードを設定しているユーザーには、安全性の高いパスワードへ変更するように事前に案内をメールで送付している。今回のメールアカウントのパスワードを何回も設定ルールに乗っ取ったものに変更するようにお願いしている。指定日までに変更がない場合は、こちらで強制的に変更措置を行う旨もメールでお知らせし、実際にパスワードが変更されなかったので、午前10時に強制的にパスワードを変更した･･･ということでした。
簡単にまとめると･･･メールのパスワードが脆弱なため、プロバイダーから設定ルールに基づいたパスワードに変更するように、依頼メールがきていたが、気が付かずそのままにしておいたら、変更期限がきてしまいプロバイダー側で安全性の高いパスワードに強制的に変更したため、突然パスワード入力画面が表示されてメールが使用できなくなった･･･ということです。メールのパスワードが変わってしまったら、今までのパスワードを入力してもログインできないはずです。
原因がわかれば、プロバイダーのサイトからログインして、該当のメールアカウントのパスワードを確認し、改めてメールアプリに設定せると･･･無事にメールの送受信ができました。他にも同じドメインのメールアドレスを５個使用していたのですが、それらは偶然、プロバイダーのメールパスワードの設定ルールを満たしていたので問題なかったようです。
今後の対応
今回、プロバイダーからの案内メールに気が付かず、メールパスワードの変更がすっと放置されていたのが原因だったのですが、プロバイダーからの通知を受け取るメールアドレスが、ほとんど使用していないメールアドレスが登録されていたので、気がつかなかったそうです。お客様から、普段よく使用するメールアドレスを、プロバイダーからの連絡アドレスに登録し直して欲しいとご依頼があり、変更しました。
プロバイダーからのメールは、使用料金などのメールのほかに、今回のような運用にかかわるような重要なメールも送付されてくることがあるので、きちんと目を通すことが大事です。
ただしプロバイダーからのメールでも･･･メールサーバーの空き容量が少なくなってきたので、至急ログインして確認して欲しい･･･というような詐欺メールもあるのも確かです。この場合、ログインしてメール情報を入力してしまうと、迷惑メール送信の踏み台にされてしまう可能性があります。もしこのようなメールが来た場合は、プロバイダーへ電話（間違いのない番号）して確認してみたほうが安心です。
たいていは、送信者のメールアドレスを見ると、詐欺メールだと判断できるのですが最近は、なかなかわかりにくい場合もあります。
