3年くらい前にメールの設定を行ったお客様から･･･急にメールの送信ができず「送信トレイ」に残ったままになっている。受信は問題なく行える。調べて欲しい･･･とご依頼がありました。
メールが送信・受信できなくなった場合･･･メールの送受ポートや接続保護方式がそのままで、プロバイダーのメールセキュリティ強化のための設定変更に対応していなくて起きる場合があります。お伺いしました。
事前確認
まず、メールソフトはOutlook(classic）で、大手プロバイダーのメールアカウントです。メール送受信を行うと、受信はできますが、送信できずエラーになり「送信トレイ」に残ったままです。特にメールのパスワードを変えておらず、設定も触っていないそうです。
確認作業
最初にプロバイダーのサイトから最新のメール設定内容を確認しました。その上でOutlookのアカウント設定を確認してみると･･･送信設定のメールパスワードが全く無関係のパスワードになっていました。これが原因でしょうか？お客様はきちんとパスワード類を控えていたので、パスワードを改めて入力して確認してみると･･･ダメでした。全く同じ状態です。ポート設定の確認やセキュリティソフトの一時停止なども行ってみましたが全くダメです。Outlook自体の動作がおかしいのかもと思いましたが、メール受信は、問題ないのでこれも違うように思われました。
送信できないメールには、添付ファイルが付いていたのですが、ファイルサイズ的にも送信制限容量をオーバーしているわけではありません。
ではWebメールで確認してみると･･･問題なく送信できました。やはりOutlookがおかしいのかな？他のメールソフトに乗り換えるしかないのか･･･と思いました。
意外な理由が！
メールソフトを乗り換えるのには、データやアカウントの移行など結構手間がかかります。それは最終手段として、念のためプロバイダーのサポートへ電話してみました。運よくすぐにつながりました。ご本人確認をしてもらい、状況を説明すると･･･少しお待ちください、確認します･･･と暫く保留音が流れました。
サポートのかたが戻ってきて･･･お客様のメールカウントで大量の迷惑メールの送信が確認されたので、送信できないようにブロックをしています･･･とのことでした。へっ？という感じでしたが、送信できない原因はわかりました。Webメールは送信できるそうです。大元のプロバイダーで送信ブロックされていたら、パソコン側のメールソフトでは対処のしようがありません。
具体的にどうすればよいのか尋ねたところ、会員サイトからログインして、ログインパスワード、メールパスワードを変更してくださいとのことで、電話で指示してもらいパスワードを変更しました。反映には10分程度かかるとのことでした。
送信できました！
10分くらい待ち、改めてメールのパスワードを先ほど設定したパスワードに変更して送受信をかけてみると･･･無事に「送信トレイ」に残っていたメールが送信され「送信済トレイ」に移りました。改めてメール送信を行ってみましたが大丈夫でした。シャットダウンや再起動後もOKでした。
今回、なんらかの原因でメールのパスワードが流出してしまい、アカウントが迷惑メールなどの大量送信に使われてしまったと思われます。お客様に確認すると･･･最近プロバイダーからディスク容量がいっぱいなので対処するようにと言った類のメールが頻繁に来て操作したかもしれないとのことでした。たまたまそのメールが残っていたので差出人メールアドレスを確認すると、プロバイダーとは全く関係ないメールドメインでした。おそらくこのようなメールを信じてしまい、メールパスワードを入力してしまい、流出したのかもしれませんね。メールソフトにもよりますが、メールを開かなくても差出人メールアドレスを確認できます。明らかにヘンなメールアドレスの場合は即削除です。
お客様からは･･･そのようなメールは「迷惑メール」登録すれば大丈夫ですか？とご質問がありました。この答えはちょっと複雑で、「迷惑メール」登録は行ってもらった方がよいのですが、相手もメールアドレスや差出人名を常に変えてきますので、迷惑メールに登録したメールは、迷惑メールフォルダーなどに移動されますが、メールアドレスなどが変わってしまうと、また受信トレイに入ってきますので、いたちごっこです。
